Una de los principales preocupaciones que plantean las empresas y que los motivan a buscar “un sistema”, es la problemática de la “contabilidad de la existencia”.
Frases como “no sé dónde estoy parado”, “¿cuánta plata hay en este depósito?”, “nunca pudimos manejar el stock bien”, “... sí, pero este negocio es especial y es imposible tener el stock” surgen habitualmente.
Sumado a esto, hoy las organizaciones cuya principal actividad es la comercialización de bienes de cambio, o también ciertas áreas (como por ejemplo un departamento de repuestos con clientes internos) se ven en la obligación, para ser competitivos, de minimizar todos sus costos, dentro de los cuales se incluyen el costo de almacenaje, el costo financiero por índices de rotación bajos, el costo de no contar con la mercadería en el momento oportuno, etc.
Sin embargo, la experiencia indica que en la gran mayoría de los casos, teniendo en cuenta ciertos simples procedimientos y con el software adecuado, no hay ningún impedimento por el cual una organización pueda tener en todo momento bien en claro cuál es su situación de existencias.
Conscientes de que este enfoque se encuentra simplificado, al no tener especialmente en cuenta a la organización como un todo, de todos modos es importante presentar una introducción.
Tipos de mercadería
Desde el punto de vista logístico, los productos se pueden clasificar en (por supuesto que no es la única clasificación posible):
- Productos cuya existencia se puede administrar a granel.
- Productos cuya existencia debe administrarse por lotes.
- Productos cuya existencia debe administrarse por lotes unitarios.
- Productos que no requieren administrar existencia.
Se trata de mercadería de la cual no se tiene identificación de cada individuo o grupo que conforma la existencia. De toda esa mercadería no tiene especial importancia si se debe vender una antes que la otra, si cierto individuo ingresó a la existencia antes o después que otro, etc.
Para estos productos la novedad a informar al sistema se limita a saber de cuánta cantidad del mismo se trata.
Si por alguna razón en particular se desea conocer alguna propiedad de los grupos que se fueron movilizando, por ejemplo si se desea conocer el costo que tuvo una cierta mercadería que egresa de un depósito, más allá del costo de reposición, luego existen técnicas como la de PEPS (primero entrado, primero salido). Estas propiedades pueden estimarse en base a los registros que quedaron en las novedades de ingreso y egreso (fechas, costo al momento de ingreso, etc) sin tener que estar obligados a que un cierto lote contenga esas propiedades.
Productos cuya existencia debe administrarse por lotes.
Existen razones por las cuales se debe mantener identificados grupos de individuos. Una muy típica es el vencimiento: por ejemplo, un lote de tarros de aceite lubricante tiene un vencimiento que se encuentra más próximo a ocurrir que otro. Al tener que usar aceite lubricante debe existir un proceso que automáticamente proponga utilizar el aceite del lote más próximo a vencer.
Otra razón es la existencia de mercadería con retazos (más allá de los fluidos): por ejemplo barras de acero de varios metros de longitud que pueden fraccionarse. O tela: si por ejemplo se dispone de 10 metros de una cierta tela, es necesario conocer si esos 10 metros están compuestos por un solo tramo o por dos tramos, uno de 4,4 y otro de 5,6 metros, ya que, si se necesitan 7 metros, en la existencia están disponibles pero hay que saber que no se encuentran en un solo tramo.
Para estos productos la novedad a informar al sistema no sólo debe ser la cantidad, sino de qué lote proviene esa cantidad y en cuántos lotes se presenta esa cantidad.
Productos cuya existencia debe administrarse por lotes unitarios o nro. de serie.
Ciertos productos deben conservarse durante su gestión logística con propiedades únicas. Tal es el caso de equipos con un nro de serie, como pueden desde teléfonos celulares y notebooks hasta automóviles.
Muchas son las razones que llevan a la necesidad de mantener cada individuo identificado, como pueden ser ciertos términos de garantía, elevado precio, propiedades únicas de cada individuo, trazabilidad, etc.
En un modelo logístico es posible dar a estos productos un tratamiento similar al modelo por lotes pero llevado a un extremo: lotes unitarios o lotes de cantidad uno.
La novedad a informar en estos casos es simplemente cuál es el nro. de serie o identificador único de lote unitario.
Productos que no requieren administrar existencia.
Esta es una omisión muy común en los sistemas logísticos: dar la oportunidad a tener mercadería sin existencia.
Hay ciertos productos que por ejemplo por su alta rotación, gran cantidad y bajo costo, son más costosos de administrar su existencia que ignorarlos. En ese caso puede armarse un modelo que ignore la existencia de esos productos y los considere siempre disponibles.
También estos productos son muy útiles a la hora de usarlos para representar servicios, por ejemplo en una novedad de existencia puede ocurrir esta salida:
- 2 unidades Repuesto A, nros de serie X e Y
- 10 unidades del Repuesto B a granel
- 1 servicio de instalación y puesta en marcha
El no considerar este tipo de productos puede provocar “ruido” en la base de datos, perdiendo valor la misma. Es muy típico pedir listados de existencia valorizados y que los totales se vean disminuidos por cantidades en negativo de productos que no requieren administrar existencia.
Eventos típicos que provocan un cambio logístico
de Entrada:
- Arribo de mercadería desde otra área (interna o externa, por ejemplo por compra).
- Devoluciones (también un tema olvidado por los “sistemas informáticos”) y cambios.
- Entrega de mercadería vendida.
- Cambios
- Eventos especiales como rotura, vencimiento, robo
- Confección de un combo.
- Desarmado de un bulto / presentación / combo.
- Transferencias a otras áreas.
Es muy importante que la cuestión operativa sea lo más ágil posible teniendo en cuenta que todas las novedades queden registradas en el sistema informático de la manera más natural, para acompañar al procedimiento diseñado.
En modelos de existencia como el del ERP Regente, de Bircher y Asociados, todo queda simplificado a la confección de “remitos digitales” por los cuales el sistema, manual o automáticamente, deja evidencia de la novedad ocurrida.
La filosofía del modelo de los “remitos digitales”, está inspirado en el uso tradicional del remito de talonario, resultando muy sencillo de aprender para cualquier persona.
Estos remitos digitales, tienen tres partes fundamentales:
- Origen: (interno o externo) área desde la cual proviene la mercadería.
- Contenido: detalle de la mercadería con novedad, incluyendo todos los datos necesarios de lote.
- Destino: (interno o externo) área a la cual se agrega la mercadería.
Independientemente del soporte tecnológico o manual, un evento típico consta de esos pasos:
- Se decide trasladar mercadería de un punto de depósito a otro: para eso un responsable confecciona un remito.
- La mercadería es trasladada, quizá con una copia del remito: si por ejemplo el traslado implica distancias importantes, seguramente que esa mercadería está ubicada en algún medio de transporte.
- Cuando la mercadería llega, el responsable del área destino controla lo que está a punto de recibir y sólo va a firmar el remito si está de acuerdo en que la mercadería se encuentra según las condiciones del documento que está a punto de firmar. En cualquier otro caso quizá firme con alguna disconformidad, rechazando parte o toda la mercadería (para un soporte tecnológico como el de Regente, la firma es digital).
Tal es el caso de un punto de venta unipersonal, en el cual la misma persona es la que está asesorando a un cliente, cerrando la venta, facturando, etc. En esos casos puede configurarse el modelo para que el remito de salida por venta sea disparado automáticamente (y silenciosamente) durante la transacción de impresión fiscal de la factura por ejemplo.
Explotación de la información
Una vez resuelta la cuestión operativa necesaria, surge el verdadero valor de una organización logística como es el hecho de poder contar de manera oportuna con información de existencias. Por ejemplo:
- Que un vendedor tenga la certeza de lo que tiene disponible para ofrecer.
- Que un responsable de compra pueda utilizar un asistente para armar las órdenes de compra.
- Que la dirección cuente con información actualizada y procesada para tomar decisiones estratégicas, basándose en valorizaciones, índices de rotación, pronósticos, etc.
- Toda novedad de existencia debe quedar registrada (movimiento interno o externo) (origen, destino, mercadería y cantidad, fecha / hora, responsable, documentos relacionados si los hay).
- Para no generar carga burocrática, se debe disponer de mecanismos (por ejemplo un sistema informático) que permitan registrar la novedad de manera natural, automática, segura y sin errores.
- Recordar siempre que lo que se plasma en un sistema informático es un “modelo”, así que por ejemplo, a los fines de una solución, cierta mercadería con vencimiento, considerando los índices de rotación incluso más pesimistas, puede administrarse como “a granel”.
- Simplificar ese modelo lo más posible (por ejemplo: si dos áreas están físicamente contiguas y tienen un mismo responsable, considerarlas como una sola; etc).
- Que haya un responsable por cada lugar físico donde se va a almacenar mercadería (área). Considerar a la existencia como un “valor” o la caja de un cajero: así como un cajero es el único que puede ingresar o tomar valores de su caja, igualmente un responsable de existencia se siente más tranquilo si es el único responsable de los movimientos de su sector. Esto se logra definiendo áreas de existencia con responsables y únicos autorizados a modificar su existencia, junto con áreas de intercambio que son “libres” (es decir que todos pueden ingresar y quitar mercadería de ahí: típicamente estas áreas de stock son los transportes).
- Definir un método para identificar unívocamente los artículos (por ejemplo utilizando códigos de barra o rfid con lectores; aplicando una política de dar nombres a los productos unificada y coherente, conociendo los “códigos de repedido” de cada proveedor, etc). Incluso si el proveedor no tiene resuelta la cuestión de la identificación de los productos, disponer de un mecanismo, como la generación de códigos de barra ean13 internos de Regente, para suplir esa falta.
- Para mercaderías “enteras” (cuya cantidad se administra con números enteros por ejemplo) perseguir un objetivo de total precisión, es decir, que al hacer una auditoría en cualquier momento, la existencia coincida de manera exacta.
- Por otro lado, para mercaderías “no unitarias” o con “mermas” (por ejemplo, venta al peso con fraccionado, fiambres y carnes, fluidos, etc) perseguir un objetivo “con tolerancias”, es decir, tener por ejemplo el objetivo de conocer la existencia con un más menos 10% de margen de error.
- Impedir existencia negativa en ciertas áreas del modelo: por ejemplo para vendedores que ofrecen los productos desde su escritorio, sin visualizar la existencia de lo que venden, lo mejor es no permitir existencias negativas y trabajar con un servidor centralizado en modo transacción.
- Permitir existencia negativa en otras áreas del modelo: Si por el contrario se trata por ejemplo de un autoservicio, la existencia como dato pierde importancia crítica al momento de disponer del producto ya que la mercadería ha sido elegida por el cliente y la tiene en su poder. Es un absurdo que el sistema indique que “no hay existencia suficiente” con el cliente delante del punto de venta y la mercadería en su mano. Para estos casos y en instalaciones grandes, pueden usarse servidores descentralizados con posibilidad de trabajo desconectado y latencia. Otras razones por la cuales pueden permitirse existencia negativa en ciertas áreas: puede ocurrir que llegue una mercadería y el responsable de depósito envía “a góndola” los productos para no perder un minuto más en su venta. Recién luego de hacer el envío termina de controlar el ingreso y le da ingreso. En ese lapso, si se vende algo de esa mercadería, puede producirse existencia negativa. También puede ocurrir por error la existencia negativa y debería tolerarse: por ejemplo cuando accidentalmente se identifica incorrectamente un producto y se le da salida con otro nombre.
Ing. Pablo Giancarelli
http://www.bircherasociados.com.ar
